“Lễ khai trương – Grand Opening” là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp. Tổ chức “lễ khai trương” không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hay giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng mà nó còn mang giá trị tinh thần, phong thủy.
Thế nhưng làm thế nào để “lễ khai trương” diễn ra suôn sẻ, thành công nhất? Đằng sau mỗi buổi lễ như thế là cả một ekip dàn dựng chương trình, lên kế hoạch chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình cụ thể của tổ chức sự kiện “lễ khai trương”:
1. Mục đích, lí do tổ chức
“Tổ chức lễ khai trương” là sự kiện lớn với bất cứ đơn vị nào, bởi đây là sự khởi đầu, là nghi thức báo hiệu, đánh dấu sự phát triển mới, mở ra hy vọng mới trong sự hào hứng của những người làm kinh doanh.
“Lễ khai trương” không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng cũng như xác định, tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. Vì thế “lễ khai trương” phải luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút được nhiều khách hàng quan tâm chú ý đến với mục đích thương mại, để khách hàng có thể biết tới doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp.
Tổ chức lễ khai trương không chỉ nhằm giới thiệu cửa hàng, sản phẩm mới mà còn nhằm thu hút những khách hàng tiềm năng ở gần đó
Chính vì thế mà chúng ta – những nhà tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ được văn hóa của doanh nghiệp đó, loại hình kinh doanh của họ để có được những kịch bản phù hợp, ấn tượng và độc đáo nhất có thể.
2. Ý tưởng và chủ đề của buổi khai trương
Việc lên chủ đề và ý tưởng của “lễ khai trương” phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng là như thế nào. Vì vậy việc đầu tiên của chúng ta là tiếp cận và lấy thông tin của khách hàng, từ đó đưa ra cho họ những giải pháp và ý tưởng chủ đề phù hợp nhất.
3. Khi nào thì sự kiện diễn ra?
Là một quốc gia mang đậm nét văn hóa truyền thống Á Đông, từ xưa người Việt luôn có quan niệm xem tử vi để chọn ra ngày khai trương, với hy vọng công việc làm ăn được may mắn, thuận lợi, buôn bán phát đạt.
Theo kinh nghiệm “tổ chức khai trương cửa hàng” thì thông thường, các ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ Tết là lúc người tiêu dùng có nhiều thời gian dành cho mua sắm nhất.
Sau khi xác định được “thời gian diễn ra lễ khai trương” chúng ta cần xác định chi tiết, cụ thể tiến trình sự kiện diễn ra như thế nào? Trong bao lâu?…
Chọn đúng thời gian tổ chức lễ khai trương, khánh thành có ý nghĩa rất lớn đối với việc xúc tiến thương mại
4. Địa điểm tổ chức lễ khai trương?
Thông thường thì một “sự kiện khai trương” cửa hàng sẽ có 2 phần (“phần lễ” và “phần gala dinner”). “Phần lễ” sẽ được tổ chức tại địa điểm kinh doanh của khách hàng, còn “phần gala dinner” sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn…phụ thuộc vào nhu cầu của khách. Sau dó tiền hành khảo sát địa điểm tổ chức.
5. Đối tượng khách mời của buổi khai trương?
Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi “lễ khai trương” chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông phải được hoàn thiện trước khi thực hiện event 2 – 3 tuần.
Chúng ta cần lấy danh sách khách mời từ doanh nghiệp từ sớm để dự trù về không gian tổ chức, ghế ngồi cũng như đồ ăn được phục vụ trong buổi khai trương… Từ đó thiết kế và gửi thiệp mời hoặc thông báo về sự kiện trước khoảng 1 tuần đến khách mời để họ có thời gian sắp xếp công việc để tham gia.
6. Sự kiện được tổ chức như thế nào?
Chuẩn bị bộ cắt băng khai trương
Có lẽ trước khi đặt câu hỏi “tổ chức khai trương” cần làm gì, bạn cũng đã biết chuẩn bị bộ cắt băng khai trương là một việc nhất định không thể thiếu. Cắt băng khai trương là nghi thức trang trọng, thiêng liêng nhất buổi lễ.
Thi công dàn dựng trang trí:
– Bên ngoài khu vực lễ: treo banner dọc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ.
– Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ
– Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
– Khu vực khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.
– Khu vực tiệc (nếu có).
– Dọn dẹp vệ sinh
Nội dung lễ khai trương
– Tiếp tân (có thể do bên “tổ chức” cung cấp) mặc đồng phục đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời.
– Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu)
– Văn nghệ chào mừng
– Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên “tổ chức” cung cấp)
– Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu:
– Giới thiệu đại biểu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)
– Nghi thức “lễ khánh thành”: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt
– Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).
Kết thúc buổi lễ khai trương
– Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
– Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương
Một khởi đầu tốt đẹp sẽ mang đến may mắn, phát đạt, thịnh vượng, giúp chuyện làm ăn của bạn thuận buồm xuôi gió. Chính vì vậy, một quy trình tổ chức sự kiện “lễ khai trương” cần có sự đầu tư kĩ càng, chuyên nghiệp, nhất quán trong khâu tổ chức.
Ngược lại, một buổi “lễ khai trương” chỉ phục vụ hình thức “lấy lệ”, “mắc nhiều lỗ hổng” trong khâu lên ý tưởng kịch bản và “non kém” về kinh nghiệm tổ chức sẽ phát sinh nhiều vấn đề và chỉ để lại ấn tượng không tốt, kém chuyên nghiệp cho đối tác, những khách hàng của bạn.
PTC Vina là công ty tổ chức sự kiện Hải Dương hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện tại miền Bắc. Ngoài thành phố Hải Dương, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ tới các địa điểm toàn miền Bắc như: Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Phòng,…Hãy liên lạc ngay với chúng tôi để nhận được báo giá tốt nhất.
Công Ty Cổ Phần Truyền Thông Và Dịch Vụ PTC Vina
Website: www.ptcvina.com
Email: phutu118@gmail.com
Hotline: 0916.999.861
09/11/2023
Không chỉ là một ngày lễ đặc biệt, Giáng sinh còn là dịp có ý nghĩa quan trọng để các công ty, doanh nghiệp tổ chức nhiều hoạt động nhằm gắn kết các thành viên trong công ty với nhau. Đã từ rất lâu, Giáng sinh (Noel) không còn là ngày lễ của riêng những […]
04/10/2023
Tháng 10 đến, không chỉ mang theo không khí se lạnh của mùa thu mà còn đem đến những rung động tình yêu trong lòng mỗi người. Đặc biệt hơn, trong tháng 10 này, chúng ta sẽ chào đón một ngày vô cùng đặc biệt dành riêng cho phái đẹp – ngày Phụ nữ Việt […]
28/08/2023
Ngày nay nhiều cuộc thi, sự kiện âm nhạc… được tổ chức hoành tráng và thu hút đông đảo người xem. Một trong những yếu tố góp phần làm nên thành công của các cuộc thi, sự kiện đó là dàn âm thanh ánh sáng sân khấu ấn tượng. Với các sự kiện kiểu này […]
